THERE CAN BE ONLY ONE

Martijn Dood [41]
Online Consultant

Mailen met Neil Armstrong

​Doe je ogen eens dicht en stel je het volgende eens voor: Het is 11 minuten over 9 op maandag 21 juli 1969 en je neemt in je werkkamer de ochtendkrant door. Je leest vol verbazing hoe Neil Armstrong, een 38-jarige Amerikaan, op 380.000 kilometer afstand 2 uur heeft rondgewandeld op de maan.

Neil Armstrong op de maanJe droomt weg bij het idee van een maanwandeling tot voetstappen op het grindpad je terugbrengen naar het hier en nu. Je kijkt op de klok en denkt: “Ah, daar is de postbode!”. Het geluid van de brievenbus wordt gevolgd door een luide plof. Je haast je naar de voordeur en ziet een stapel van circa 50 enveloppen op de mat liggen. Je raapt de post snel bij elkaar zodat je de postbode kunt inhalen om hem te wijzen op deze fout, maar je ziet, als je de brieven van de grond oppakt, dat ze toch echt allemaal aan jou geadresseerd zijn. Vertwijfeld loop je, met je armen vol met post, terug naar je werkkamer waar je de enveloppen één voor één opent.

Een aantal enveloppen bevat een kaart met een korte tekst. Zo stuurt Henriette je een folder van een nieuw restaurant met daarbij een kaartje waarop staat: “Had je deze al gezien?”.
“Nog niet Henriette!”, mompel je voor je uit terwijl je je afvraagt wat ze je probeert duidelijk te maken.

Een volgende envelop bevat een uitgebreide brief met daarbij de resultaten van een onderzoek, cijfers en grafieken. Het onderwerp is interessant, maar als je na drie kwartier ziet dat je nog maar 6 enveloppen geopend hebt, bedenk je dat je de post toch echt moet gaan rubriceren.

Je besluit onderscheid te maken tussen poststukken die ter kennisgeving zijn gestuurd en poststukken die vragen om een antwoord. Na een aantal brieven, waarvan sommige uit een hele reeks correspondentie over en weer bestaan, besluit je een derde stapel te maken voor brieven waarvan je niet precies weet om welke actie ze vragen.

Als je alle poststukken hebt gecheckt, kijk je op de klok en zie je dat het al bijna lunchtijd is. Voor je liggen drie stapels. De stapel ter kennisgeving telt 9 enveloppen. De stapel die vraagt om een antwoord telt er 13. In het midden prijken 25 poststukken op de stapel waarvan je niet zeker weet wat je er mee moet. Bovenop ligt de folder van het restaurant met daarbij de kaart van Henriette.

Doe je ogen maar weer open.

Schets ik hier een realistisch beeld? Waarschijnlijk niet voor 1969. Slechts weinigen kregen in die tijd op één dag zoveel post. Als dat dan toch het geval was, dan had je waarschijnlijk een bijzonder beroep zoals arts of notaris, compleet met de bijbehorende assistentie.

Nu, 65 jaar later, is deze ‘conversatiedruk’ de normaalste zaak van de wereld. Post komt digitaal ons leven binnen. Eén blik op mijn mailboxen toont dat ik ruimschoots voldoe aan het hedendaagse gemiddelde van 33 zakelijke e-mails per dag en 14 e-mails op mijn privéadres. Dat alles nog los van Whatsapp, Facebook Messenger en Snapchat berichten.

En wat me opvalt: Zoals in het voorbeeld hierboven, val ik steeds vaker midden in conversaties. Dan word ik na een paar mails over en weer tussen vrienden of collega’s de conversatie in gesleept. En dat gebeurt soms niet één keer in een bepaald gesprek, maar meerdere keren. Dan doe ik in eerste instantie mijn best om te lezen waar het over gaat om vervolgens tot de conclusie te komen dat ik er geen zinnige mening over heb. Dan haak ik af, maar vervolgens word ik een paar berichten verder toch weer met naam en toenaam de dialoog in getrokken.

Al die doorgaande dialogen voelen steeds vaker als een dropping waarbij je wordt losgelaten in een willekeurige plaats waarna je je weg naar huis terug moet vinden. Je oriënteert je waar je bent, kiest richting en als je net vol goede moed zo’n anderhalve kilometer op weg naar huis bent, word je weer naar een andere willekeurige plaats gezapt, die je nog vagelijk bekend voorkomt van eerder. En zo begint de dropping opnieuw. Telkens weer.

Herinvoering

Bij deze wil ik graag een herinvoering bepleiten. Er was namelijk een heel pragmatische reden waarom er in 1969 minder post werd rondgestuurd: Post moet je namelijk frankeren. En frankeren doet pijn. Pijn in je portemonnee. Dat is een reden om niet zomaar post te sturen, maar je eerst af te vragen of het wel écht nodig is.

Als mijn plan wordt ingevoerd dan gaat dat ene mailtje waarbij je niet duidelijk maakt wat je precies van de ander verwacht of waarbij je iemand nodeloos een conversatie in trekt je kosten.

Wat het je gaat kosten is dan nog even de vraag. Een euro. Of 100 Airmiles. Wie dat geld of die punten krijgt is ook nog onduidelijk, maar het eerlijkst zou zijn als de ontvanger hiermee schadeloos wordt gesteld.

Bijvoorbeeld: Jij kopieert je collega in, bij een eindeloze discussie over wie er verantwoordelijk is voor een bepaald probleem? Iets waar je collega niets over kan en mag vinden? Bam! Jij bent je collega een Albert Heijn moestuintje schuldig, zodat hij ter compensatie rucola kan kweken!

Het is nog een ongepolijst idee. Dat geef ik toe, maar ergens moeten er maatregelen worden genomen. Dit loopt de spuigaten uit. Als e-mail, of beter gezegd: grátis e-mail, gemeengoed was geweest in 1969 dan was de kans heel groot dat Neil Armstrong de maan nooit gehaald had. Dan was hij te druk geweest met het lezen van e-mail die hem van z’n missie afhield.

Wie de geschiedenisboeken er op na slaat leest dat het ruimteveer de Apollo-11 Armstrong naar de maan bracht. Neem echter maar van mij aan: zonder de postzegel was dat nooit gelukt!

Opmerkingen

Helemaal eens!

Vanuit die hoek had ik 'm nog niet bekeken, maar ben het helemaal met je eens. En dan de ongenuanceerdheid welke je in mails nogal eens aantreft. Drie of vier mails verder is dan pas duidelijk wat de vraagstelling nu precies is. Of...... "nee, laat maar, ik heb het zelf al geregeld" Wat het ook aardig doet: na 5 minuten bellen en vragen waarom je nog niet hebt gereageerd op de e-mail.
Kortom: eerst nadenken vooraleer je een mail verstuurd, afvragen of even bellen niet handiger is of.... als die collega dan op 6 meter afstand zit.... loop er even naar toe.
Het door Martijn omschreven systeem kan ander gedrag goed stimuleren. Ik zie 'm nog landen, in 1969.
 op 15-5-2016 11:29

Opmerking toevoegen

Titel


Hoofdtekst *


Bijlagen

CAPTCHA
Change the CAPTCHA codeSpeak the CAPTCHA code