2e Secretaris - Achmea Investment Management

Ben jij ijzersterk in plannen en organiseren? Weet jij van aanpakken, krijg jij energie van een snelle en dynamische omgeving en zoek jij een rol met veel verantwoordelijkheid? Dan is deze vacature wellicht iets voor jou!

De Directiesecretaris van Achmea Investment Management, tevens manager Juridische Zaken, is op zoek naar een ondersteuner. Als Secretaris Staff vervul je een boeiende en dynamische rol binnen het bestuurlijke hart van Achmea Investment Management. Als Secretaris Staff zet jij je samen met (en onder de eindverantwoordelijkheid van) de Directiesecretaris in voor de optimale ondersteuning van de directie van Achmea Investment Management, haar Raad van Commissarissen en één van haar gemandateerde comités (Risk Review Committee (RRC)). Je werkt intensief samen met de Directiesecretaris en stemt waar nodig ook rechtstreeks af met de verschillende directieleden. Jouw takenpakket is veelzijdig en bestaat uit het coördineren, plannen, organiseren en ondersteunen van de activiteiten van Directiesecretaris. Onderdeel van het takenpakket is het notuleren van vergaderingen van het Directieoverleg en het RRC.

Jouw verantwoordelijkheden

• Communicatie en correspondentie: je bent intern aanspreekpunt en vervult een representatieve rol. Je verwerkt en doorgrondt binnenkomende berichten en vragen. Waar mogelijk zorg je zelfstandig voor de (inhoudelijke) afhandeling daarvan. Ook draag je zorg voor het opstellen en afwikkelen van (vertrouwelijke) interne en externe schriftelijke correspondentie.
• Beheer en coördinatie van agenda en planning: je beheert de agenda van het Directieoverleg en het RRC Tevens ondersteun je de Directiesecretaris op dit vlak ten aanzien van de Raad van Commissarissen. Je plant en coördineert afspraken. Je draagt zorg voor een efficiënte planning, houdt overzicht, bereidt afspraken voor, bewaakt tijdslijnen en zorgt ervoor dat acties worden opgevolgd. Tevens notuleer je de vergaderingen van het Directieoverleg en het RRC en beheert hiervan de actielijst. Hierbij draag je zelf een grote mate van zelfstandigheid en verantwoordelijkheid.
• Stakeholdermanagement: jij onderhoudt nauwe contacten met verschillende (interne en externe) stakeholders. Je informeert, signaleert en zorgt voor heldere afstemming.
• Operationele en inhoudelijke voorbereiding: naast het beheer van de agenda van het Directieoverleg en het RRC bereid je hiervan de vergaderingen, bijeenkomsten en overleggen voor. Je stelt hiervoor de agenda’s op, bereidt acties voor en zorgt ervoor dat relevante stukken op tijd beschikbaar zijn. Je bewaakt tijdslijnen en je houdt hiervoor altijd het overzicht. Ook zorg je voor de inhoudelijke voorbereiding van notities en beleidsstukken. Tevens ondersteun je de Directiesecretaris op dit vlak ten aanzien van de Raad van Commissarissen.
• Afdelingsbrede werkzaamheden en ‘continu verbeteren’: je levert een constructieve bijdrage aan de afdeling. Denk bijvoorbeeld aan het signaleren van eventuele knelpunten en het aandragen van verbetersuggesties, en het proactief oppakken van zaken die de afdeling vraagt. Je zet je in voor jouw eigen ontwikkeling en die van jouw team.

Je werkt nauw samen met de Directiesecretaris, alsmede met de door hem aangestuurde afdeling Juridische Zaken en met het Directiesecretariaat. Je bent een teamplayer, je bent flexibel om in te springen en niet bang om hulp te vragen waar nodig.