Management Assistent Achmea Pensioen & Leven

Over Achmea Pensioenservices Achmea Pensioenservices voert pensioenregelingen uit voor ondernemingspensioenfondsen, beroepspensioenfondsen, vrijwillige bedrijfstakpensioenfondsen en Centraal Beheer APF. Met onze expertise zorgen wij dagelijks voor een betrouwbare en zorgvuldige uitvoering van pensioenregelingen voor duizenden deelnemers. Het secretariaat ondersteunt de directie en senior managers van Achmea Pensioenservices. Geen dag is hetzelfde: de dynamiek is hoog en je schakelt continu tussen verschillende werkzaamheden en prioriteiten. Binnen het team heerst een prettige werksfeer en collega’s zijn loyaal, betrokken en staan voor elkaar klaar. Jouw rol Wij zoeken een proactieve, zelfstandige secretaresse die veel verantwoordelijkheden aankan en de directie optimaal ondersteunt. Je bent een onmisbare schakel binnen de organisatie en weet overzicht te houden, ook wanneer de druk toeneemt. Je denkt vooruit, signaleert kansen en handelt waar nodig zelfstandig. Wat ga je doen? Complex agenda- en mailboxbeheer voor de directieVoorbereiden van interne en externe vergaderingenOrganiseren van bijeenkomsten en projectvergaderingenBewaken van voortgang en coördinatie van gemaakte afsprakenZelfstandig verzorgen van (vertrouwelijke) correspondentieBeoordelen van mail en post en signaleren van belangrijke onderwerpenZelfstandig afhandelen van spoedeisende zaken en terugkoppelen van besluitenVerzorgen van Facility-aanvragenCorrecte verwerking van facturenIntensieve samenwerking met collega’s binnen het secretariaat

bestuurlijke, secretariële en administratieve processen soepel, zorgvuldig en professioneel verlopen. Je bent het vaste aanspreekpunt voor het bestuur en ondersteunt hen bij alles wat nodig is om goed en zorgvuldig te kunnen besturen.In deze rol werk je nauw samen met de bestuursadviseur en collega’s binnen Achmea Investment Management. Daarnaast heb je regelmatig contact met bestuursleden, adviseurs en contractpartijen van het fonds. Jij bewaakt de structuur, houdt overzicht en zorgt dat afspraken, besluiten en documentatie altijd op orde zijn.Je belangrijkste werkzaamheden:Uitvoeren van algemene en fondsspecifieke secretariële en administratieve werkzaamheden, zoals het afhandelen van mail, post en facturen.Organiseren en voorbereiden van bestuurs- en commissievergaderingen, inclusief planning, locaties, catering, agenda’s en het tijdig beschikbaar stellen van vergaderstukken.Notuleren van vergaderingen (op locatie of digitaal), opstellen van actie- en besluitenlijsten en het verspreiden hiervan binnen de afgesproken deadlines.Actueel houden van fondsdocumenten en registers, waaronder formele vastleggingen bij de Kamer van Koophandel.Afhandelen van declaraties van het bestuur en het verantwoordingsorgaan en beheren van het bestuurdersportaal.